Comment créer une nouvelle saison pour votre camping

La configuration des saisons pour votre camping est essentielle pour gérer les horaires de réservation, la tarification et la disponibilité tout au long de l’année. Ce guide vous accompagnera dans la création d’une nouvelle saison dans votre système de gestion de camping.

Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous que votre compte utilisateur dispose de privilèges d’administrateur de camping. Seuls les administrateurs peuvent accéder aux paramètres nécessaires pour créer de nouvelles saisons.

Pour commencer

Étape 1: Accéder aux paramètres de saison

• Accédez à votre tableau de bord
• Cliquez sur l’onglet Paramètres (visible uniquement pour les administrateurs de camping)
• Recherchez la section Paramètres financiers
• Cliquez sur ‘Saisons et tarification’

Étape 2: Passer en revue les saisons précédentes (facultatif)

Avant de créer une nouvelle saison, vous voudrez peut-être passer en revue la configuration des saisons précédentes:

• Cliquez sur n’importe quelle saison existante des années précédentes
• Passez en revue les premières et dernières dates d’arrivée
• Notez les dates de début des réservations à titre de référence
• Retournez à la page principale des saisons lorsque vous êtes prêt

Créer votre nouvelle saison

Étape 3: Configurer les informations de base de la saison

Nom de la saison

• Pour les campings avec une seule saison par année, nommez-la simplement selon l’année (par ex. ‘2023’)
• Si vous exploitez plusieurs saisons (saisons intermédiaires avec tarification différente), créez des noms descriptifs pour chaque période

Configuration de la durée de la saison

• Première date d’arrivée: sélectionnez quand les campeurs peuvent commencer à arriver dans votre camping pour la saison
• Dernière date d’arrivée: choisissez la dernière date à laquelle les campeurs peuvent arriver (généralement un jour avant la fin souhaitée de la saison)
• Le système calcule automatiquement la dernière date de départ comme étant un jour après la dernière date d’arrivée

Exemple de calendrier:

• Première arrivée: 19 mai (vendredi du long week-end de mai)
• Dernière arrivée: 29 septembre
• Dernier départ: 30 septembre (calculé automatiquement)

Étape 4: Configurer les dates de début des réservations

Vous avez deux options pour déterminer quand les campeurs peuvent commencer à faire des réservations:

Option 1: Date d’ouverture unique Définissez une seule date à laquelle les réservations s’ouvrent pour tous les campeurs, peu importe la durée du séjour.

Option 2: Calendrier de réservation échelonné (recommandé pour les campings achalandés) Créez plusieurs dates de début de réservation selon la durée du séjour afin d’optimiser les réservations:

Exemple de calendrier échelonné:

• 15 avril à 9 h 00: les campeurs réservant 14 nuits et plus peuvent commencer à réserver
• 22 avril à 9 h 00: les campeurs réservant 7 nuits et plus peuvent commencer à réserver
• 29 avril à 9 h 00: les campeurs réservant 1 nuit et plus peuvent commencer à réserver

Cette approche permet aux campeurs de séjours plus longs de réserver en premier, empêchant les séjours plus courts de bloquer les réservations prolongées.

Étape 5: Gérer les suppléments

Le système inclut automatiquement tous les suppléments disponibles dans votre nouvelle saison. Pour personnaliser:

• Passez en revue la liste des suppléments inclus
• Retirez tous les suppléments que vous ne souhaitez pas rendre disponibles durant cette saison
• Les suppléments retirés n’apparaîtront pas comme options de réservation pour les campeurs

Étape 6: Configurer les modèles de tarification

Tarifs nocturnes par défaut Vos modèles de tarification existants apparaîtront avec leurs tarifs nocturnes par défaut pour les différents types d’emplacements.

Options de tarifs hebdomadaires et mensuels

Tarification à tarif fixe Si vous n’utilisez pas de seuils de tarification, vous pouvez définir des tarifs fixes hebdomadaires et mensuels:

Exemple de tarif hebdomadaire:

• Durée du séjour: 7 nuits
• Tarif fixe: 180 $ (le campeur paie 180 $ au lieu de 7 × le tarif journalier)
• Cela offre une nuit gratuite aux campeurs réservant une semaine complète

Exemple de tarif mensuel:

• Durée du séjour: 30 à 31 jours
• Tarif fixe: 810 $ (équivalent à 27 nuits à 30 $/nuit)
• Les campeurs obtiennent 3 nuits gratuites lors d’une réservation d’un mois

Intégration des seuils de tarification Si votre camping utilise des seuils de tarification, un menu déroulant apparaîtra vous permettant de sélectionner quels seuils s’appliquent à chaque modèle de tarification.

Étape 7: Appliquer les paramètres à tous les modèles de tarification

Répétez la configuration de tarification pour chacun de vos modèles de tarification, selon les besoins. Vous pouvez personnaliser:

• Quels modèles offrent des rabais hebdomadaires/mensuels
• Différentes structures de rabais selon les types d’emplacements
• Des tarifs fixes variables selon les commodités des emplacements

Bonnes pratiques

Considérations de synchronisation

• Définissez les dates de début des réservations bien à l’avance de l’ouverture de votre saison
• Tenez compte de vos habitudes de réservation typiques lors de la définition des calendriers échelonnés
• Prévoyez suffisamment de temps entre l’ouverture des réservations et le début de la saison

Stratégie de tarification

• Passez en revue la tarification et les taux d’occupation de l’année précédente
• Tenez compte des conditions du marché et de la tarification des concurrents
• Testez différentes structures de rabais pour optimiser les revenus

Communication

• Annoncez les dates de réservation aux campeurs précédents par courriel
• Mettez à jour votre site web avec les informations de la nouvelle saison
• Envisagez des annonces sur les médias sociaux pour les dates d’ouverture des réservations

Gérer plusieurs saisons

Si vous exploitez des saisons intermédiaires avec tarification différente:

• Créez des saisons distinctes pour chaque période (par ex. ‘Printemps 2023’, ‘Été 2023’, ‘Automne 2023’)
• Définissez des structures de tarification différentes pour chaque saison
• Assurez-vous qu’il n’y a aucun écart ou chevauchement dans les dates de vos saisons
• Configurez différentes disponibilités de suppléments selon les besoins

Dernières étapes

Une fois que vous avez configuré tous les paramètres:

• Passez en revue toutes les informations pour en vérifier l’exactitude
• Enregistrez votre nouvelle saison
• Testez le système de réservation avec une réservation d’exemple
• Surveillez les réservations initiales pour vous assurer que tout fonctionne correctement

La création de saisons bien structurées contribue à optimiser l’efficacité des réservations et les revenus de votre camping, tout en offrant des directives claires pour le personnel et les campeurs.