Comment utiliser la fonctionnalité PDV avec les catégories et types de produits

Le système de Point de Vente (PDV) de Let’s Camp prend désormais en charge les catégories de produits et les types de produits, ce qui facilite pour le personnel du camping la vente d’articles, le suivi des stocks et la gestion des transactions directement depuis le tableau de bord. Voici un guide étape par étape sur son fonctionnement, du début d’une vente jusqu’au traitement d’un remboursement.

Pour commencer

Une fois que vos produits et catégories ont été configurés en back-office, créer une vente est simple. Depuis le menu du tableau de bord à gauche, accédez à Point de Vente.

Si vous avez besoin de vérifier si un campeur en particulier a effectué un achat, l’historique des ventes (Sales History) vous permet d’effectuer une recherche par nom, type de produit ou plage de dates — ce qui facilite la consultation des transactions passées.

Démarrer une nouvelle vente

Pour commencer une nouvelle transaction:

1. Cliquez sur Démarrer une vente (Start Sale) dans le coin supérieur droit.
2. Recherchez le type de produit que vous souhaitez vendre (par exemple, un sachet de Doritos).
3. Saisissez la quantité achetée.

Le système chargera automatiquement le prix que vous avez défini dans vos paramètres, bien que vous ayez également la possibilité de modifier manuellement le prix si nécessaire lors de la création de la vente. Si vous avez appliqué une taxe au produit, elle s’affichera sur la vente; si aucune taxe n’a été configurée, elle n’apparaîtra tout simplement pas.

Ensuite, saisissez l’adresse e-mail du campeur. Si la personne existe déjà dans votre système, un message ‘utilisateur existant trouvé’ (existing user found) s’affichera et ses informations se rempliront automatiquement. Vous pouvez également ajouter des notes facultatives à la vente avant de continuer.

Finaliser ou mettre en pause le paiement

Une fois la vente créée, vous serez dirigé directement vers l’écran de paiement — semblable au processus de paiement des réservations. Depuis cet écran, vous pouvez accepter le paiement par terminal, carte de crédit ou toute autre méthode que vous prenez en charge.

Si un campeur doit s’absenter avant de payer (par exemple, s’il a oublié son portefeuille), vous avez deux options:

• Annuler la vente, ou
• Passer le paiement (Skip the payment)

Passer le paiement marque la transaction comme Impayée (Unpaid) dans le type de vente. Lorsque le campeur revient et est prêt à payer, il vous suffit de localiser la vente et de cliquer sur Modifier la vente (Edit Sale) pour reprendre là où vous vous étiez arrêté. C’est également à ce moment-là que vous pouvez ajuster la commande — par exemple, faire passer la quantité de deux à trois sachets — avant de finaliser le paiement.

Une fois le paiement encaissé (en espèces, dans cet exemple), cliquez sur Enregistrer le paiement (Save Payment). Le système génère un numéro de référence pour l’achat, et vous recevez, ainsi que le campeur, un e-mail de confirmation avec le détail complet de l’achat.

Traiter un remboursement

Si un campeur souhaite retourner un article, la procédure dépend de la configuration du produit:

• Si l’article a été marqué comme non remboursable, le système ne permettra pas de remboursement, sauf si vous modifiez ce paramètre.
• Si l’article est remboursable — par exemple, un sachet non ouvert qui est retourné — vous devrez d’abord modifier la vente avant de pouvoir émettre un remboursement.

Pour ce faire:

1. Cliquez sur Modifier la vente (Edit Sale) et mettez à jour la quantité pour refléter le retour (par exemple, en réduisant la commande de deux sachets à un).
2. Enregistrez la vente mise à jour — le nouveau total s’affichera automatiquement.
3. Cliquez sur Ajouter un remboursement (Add Refund). Si vous tentez d’effectuer un remboursement avant d’avoir modifié la vente, le système indiquera qu’aucun montant n’est disponible pour le remboursement.
4. Saisissez le montant du remboursement et sélectionnez le type de remboursement. Il est recommandé de rembourser en utilisant le même mode de paiement que celui utilisé initialement par le campeur.
5. Cliquez sur Enregistrer le remboursement (Save Refund).

Le campeur recevra un e-mail confirmant le montant du remboursement. La fiche de vente affichera alors un historique complet: l’achat initial suivi du remboursement.

Consulter l’historique des ventes

Chaque modification d’une vente est enregistrée. Par exemple, si une vente a commencé avec un seul article puis a été mise à jour à deux, les deux versions restent visibles, la plus récente étant affichée en premier. En cliquant sur une vente, vous pouvez parcourir tout son historique — y compris les changements de quantité, les détails de paiement et l’activité de remboursement — offrant ainsi une piste d’audit complète pour chaque transaction.

Besoin d’aide supplémentaire?

Si vous avez des questions sur l’utilisation du système PDV, contactez-nous via la ligne d’assistance ou soumettez un ticket. L’équipe Let’s Camp est toujours à l’écoute de vos retours pour améliorer la plateforme selon les besoins de votre camping.